Sincroniza tus compras electrónicas y World Office Cloud las convierte en facturas de compra ya causadas y contabilizadas, con proveedor, productos, impuestos y retenciones.
World Office Cloud causa y contabiliza automáticamente tus facturas de compra a partir de los documentos que reporta la DIAN, según la parametrización de cada proveedor.
Cada factura de compra que llega de la DIAN se causa sola: proveedor, ítems, impuestos y retenciones, sin que nadie la transcriba.
Ahorra 6+ h/mesEl proveedor se identifica y autocompleta desde la DIAN; si no está configurado, se crea solo al sincronizar.
Cero digitación de tercerosMapeas los productos de cada proveedor a tus ítems; cuentas, impuestos y retenciones salen de la plantilla de contabilización de cada ítem.
100% auditable| Documentos de compra al mes | 150 |
| Minutos promedio de digitación por documento | 2,5 |
Así procesa World Office Cloud cada factura: la recibe de la DIAN, toma sus datos del XML, aplica la plantilla de contabilización de cada ítem y deja el asiento listo.
Se descarga automáticamente al sincronizar.
Toma los datos del XML y causa cada factura.
Queda lista en tu sistema contable, sin digitar.
Menos tareas manuales, menos errores, más tiempo para tu negocio.
Recibe en tiempo real las facturas de compra y documentos soporte que te emiten.
Proveedor, productos, cantidades y valores se registran exactamente como el proveedor los emitió ante la DIAN.
Mapeas los productos de cada proveedor a tus ítems; impuestos y retenciones se aplican según la plantilla de contabilización de cada ítem.
Aplica los asientos contables, impuestos y retenciones, y deja el comprobante causado y cuadrado.
Un documento que no cumple las validaciones no se contabiliza. Queda a la espera de tu intervención.
Cada documento sincronizado se identifica por su prefijo y es consultable, editable y auditable como cualquier otro.
No esperas el correo del proveedor ni entras a la DIAN a buscarla.
<cac:AccountingSupplierParty>
<cbc:RegistrationName>Soluciones Cloud Ltda.</…>
<cbc:CompanyID>901245118</…>
<cac:InvoiceLine>
<cbc:Description>Servicios de hosting</…>
<cbc:InvoicedQuantity>1</…>
<cbc:LineExtensionAmount>2000000.00</…>
| Digitando a mano | Con causación automática | |
|---|---|---|
| Encontrar el documento | Descargar de la DIAN o esperar el correo del proveedor | Llega solo con la sincronización |
| Crear el proveedor | Buscar el RUT, digitar datos | Autocompletado desde la DIAN por NIT |
| Cargar los ítems | Uno por uno | Mapeados automáticamente |
| Impuestos y retenciones | Calcular y aplicar | Según la plantilla de contabilización del ítem |
| Tiempo por documento | 2 a 3 minutos | Segundos |
| 150 documentos al mes | Más de 6 horas | El tiempo de sincronizar y revisar excepciones |
| Frecuencia | Cada documento, uno por uno | Una sincronización por periodo, cuando tú decidas |
No más intermediarios. No más sobrecostos innecesarios.
Un solo proveedor, certificado y autorizado, para toda tu operación con la DIAN.
Resolvemos las dudas más frecuentes antes de que contactes a un asesor.
Causar una factura, también llamado contabilizarla, es registrarla en tu contabilidad: identificar el proveedor, los productos o servicios, calcular el IVA y las retenciones que apliquen, y generar el asiento contable con las cuentas del PUC correspondientes. Tradicionalmente ese registro lo hace una persona, factura por factura. La causación automática con IA de World Office Cloud hace el mismo proceso sin que nadie la digite: toma la factura electrónica que el proveedor reportó ante la DIAN, registra sus datos tal como vienen en el XML y la contabiliza con la plantilla de contabilización de cada ítem, dejando el comprobante ya causado y cuadrado, listo para consultar.
Sí, los que pasan todas las validaciones, según la plantilla de contabilización de los ítems que mapeaste para cada proveedor.
No hay una revisión manual intermedia: el modelo es la parametrización. Los documentos que cumplen todas las validaciones que configuraste se contabilizan automáticamente; los que no las cumplen quedan sin contabilizar, a la espera de que los revises y ajustes.
No se contabilizan: quedan a la espera de tu intervención hasta que los corrijas o ajustes la parametrización.
No. Los que no estén configurados se crean automáticamente al sincronizar.
No. Cada sincronización requiere un token de la DIAN que llega al correo del representante legal. Tú decides con qué frecuencia sincronizar.
Depende de tu operación: si usas productos ya creados asociados a tarifas de IVA (0%, 5% o 19%), el mapeo generalizado es la vía rápida. Si necesitas que cada compra impacte el producto exacto de tu inventario, el mapeo detallado te da mayor precisión, aunque toma más tiempo configurarlo.
Es editable como cualquier documento del sistema y se identifica por su prefijo.
Hoy aplica a facturas de compra electrónicas. Notas crédito, notas débito y otros documentos electrónicos no están incluidos en el alcance actual.
Solo en WOCloud Enterprise.
Configura tus proveedores una sola vez y deja que World Office Cloud convierta tus documentos de la DIAN en facturas de compra ya causadas.