1. 1.La factura electrónica de venta se debe expedir en el mismo instante de la venta, por ejemplo, si una persona adquiere una prenda de vestir en un almacén y el pago lo realiza el día de hoy a las 10:30am en ese mismo instante (10:30 am de hoy) se le debe expedir la factura electrónica de venta.
2. 2.De acuerdo a lo establecido por la Resolución 0042 de 2020 la información que se debe solicitar al adquiriente de los productos y/o servicios es la siguiente:
   • a.Se deberá solicitar a la persona que físicamente hace la compra los apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria – NIT a nombre de quien se le debe expedir la factura electrónica de venta.
   • b.Si la persona no entrega el número de NIT del adquiriente de los productos y/o servicios deberá informar sus propios nombres y apellidos y su número de identificación.
   • c.Si la persona no entrega ninguno de los datos descritos en los puntos a y b se deberá registrar el adquiriente como “consumidor final” con el número de identificación “222222222222”.
   • d.Solo si la venta se realiza fuera de la sede del negocio, oficina o local del facturador electrónico se deberá registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio. (Este es el único caso en que se debe solicitar la dirección del adquiriente).
   • e.Correo electrónico a donde el adquiriente desea se envíe la factura electrónica de venta.
   • f.Si la persona no proporciona el correo electrónico a donde desea se le envíe la factura electrónica de venta, igualmente se debe realizar el proceso de envío electrónico de la transacción a la DIAN utilizando el correo electrónico del facturador y realizar la entrega de la representación gráfica al adquiriente.
   • g.De acuerdo a lo anterior se puede concluir que al adquiriente de los productos o servicios se le deben solicitar únicamente tres datos:
   • -Nombre y apellidos o razón social
   • -Número de identificación
   • -Correo electrónico

   Exigir datos adicionales o solicitar documentos al adquiriente (Rut, cédula de ciudadanía, certificado de constitución y representación legal etc.) conlleva al incumplimiento de las normas vigentes.

   De acuerdo a la DIAN el adquiriente a quien se le exijan requisitos adicionales a los mencionados anteriormente no se encuentra en la obligación de entregarlos y deberá exigir al facturador electrónico realice la expedición de la factura con el cumplimiento establecido por la DIAN.

1. 1.Expedir la factura electrónica de venta o documento equivalente sin dilación, es decir, en el momento en que se realiza la venta del bien o la prestación del servicio.
2. 2.Para expedir la factura electrónica de venta solicitar al adquiriente única y exclusivamente los siguientes datos:
3. -Número de identificación
4. -Nombre y apellidos o razón social
5. -Correo electrónico
6. 3.Si el adquiriente no entrega ninguno de los datos descritos en el numeral 2 se deberá registrar el adquiriente como “consumidor final” con el número de identificación 222222222222.
7. 4.NO solicitar datos adicionales o solicitar documentos al adquiriente (Rut, cédula de ciudadanía, certificado de constitución y representación legal etc.) para la expedición de la factura electrónica de venta.
8. 5.NO solicitar al adquiriente que para generar la factura electrónica de venta debe ingresar a plataformas especiales, enviar mensajes a correos electrónicos específicos, acceder a códigos QR para solicitarla, diligenciar formatos para el posterior envío de la factura electrónica o exigirle que debe realizar cualquier otro tipo de procedimiento.
9. 6.Si la persona no proporciona el correo electrónico a donde desea se le envíe la factura electrónica de venta, igualmente se debe realizar el proceso de envío electrónico de la transacción a la DIAN utilizando el correo electrónico del facturador y realizar la entrega de la representación gráfica al adquiriente.
10. 7.Expedir tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S solo si la venta del bien y/o servicio es inferior a cinco (5) UVT $212.060 (año 2023) por cada documento equivalente P.O.S. que se expida, sin incluir el importe de ningún impuesto. Si el valor es inferior a las (5) UVT y si el adquiriente del bien y/o servicio exige la expedición de la factura electrónica de venta, el facturador deberá expedirla.

1. 1.Expedir la factura electrónica de venta o documento equivalente posterior al momento en que se realiza la venta del bien o la prestación del servicio.
2. 2.Solicitar al adquiriente datos adicionales a:
3. -Número de identificación
4. -Nombre y apellidos o razón social
5. -Correo electrónico
6. 3.Si el adquiriente no entrega ninguno de los datos descritos en el numeral 2 negarle al adquiriente la expedición de la factura electrónica de venta.
7. 4.Solicitar documentos al adquiriente para expedir la factura electrónica de venta (Rut, cédula de ciudadanía, certificado de constitución y representación legal etc.)
8. 5.Si el adquiriente no informa el correo electrónico negarle la expedición de la factura electrónica de venta.
9. 6.Expedir tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S, aunque el valor de la venta del bien y/o servicio sea superior a cinco (5) UVT $212.060 (año 2023) por cada documento equivalente P.O.S. que se expida, sin incluir el importe de ningún impuesto.
10. 7.Al momento de generar tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S NO expedir la factura electrónica de venta, aunque el valor es inferior a las (5) UVT y el adquiriente del bien y/o servicio haya solicitado su expedición.
11. 8.Informar al adquiriente que para generar la factura electrónica de venta debe ingresar a plataformas especiales, enviar mensajes a correos electrónicos específicos, acceder a códigos QR para solicitarla, diligenciar formatos para el posterior envío de la factura electrónica o exigirle que debe realizar cualquier otro tipo de procedimiento.

DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA DE VENTA:

DEFINICIÓN: El documento equivalente a la factura de venta es el documento que reemplaza a la factura de venta en los casos en que la norma expresamente lo señala

El documento equivalente más utilizado es el tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.: Este documento lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar; salvo que la venta sea superior a 5 UVT y que el adquiriente del bien y/o servicio exija la expedición de la factura de venta, caso en el cual se deberá expedir factura electrónica de venta.

Es importante aclarar que los documentos equivalentes a la factura de venta no tienen nada que ver con el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar.

De acuerdo a lo establecido por el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016 los documentos equivalentes a la factura electrónica de venta son:

1. 1.El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.
2. 2.La boleta de ingreso al cine.
3. 3.El tiquete de transporte de pasajeros.
4. 4.El extracto
5. 5.El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros.
6. 6.El documento en juegos localizados.
7. 7.La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados.
8. 8.El documento expedido para el cobro de peajes.
9. 9.El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores.
10. 10.El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.
11. 11.El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios.
12. 12.La boleta de ingreso a espectáculos públicos.
13. 13.El documento equivalente electrónico.

DIFERENCIAS: El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S no otorga derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones mientras que las facturas electrónicas si otorgan el derecho.

El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S es físico, mientras que la factura electrónica de venta es digital (Archivo XML).

El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S se entrega físicamente, mientras que la factura electrónica de venta se envía electrónicamente solo en casos particulares se debe imprimir la representación gráfica para entregarla al comprador.

En el tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S NO es obligatorio que contenga el nombre del adquirente o comprador y el número de identificación, mientras que la factura electrónica de venta si debe incluir esta información.

El sistema P.O.S es un sistema de facturación por puntos de venta (Point Of Sale), en donde se coloca un sistema de facturación en cada punto de venta o caja conectado a un sistema central de control. El sistema está compuesto por un hardware o computador, y un software que realiza el proceso de facturación junto con el manejo del inventario.

Aunque se conoce como sistema de facturación el documento que genera no cumple con las características de la factura, sino que es un documento equivalente a la factura de venta, en tanto faltan datos esenciales para que se constituya en factura como es la identificación del cliente (nombre y Nit).

La resolución 001092 de Julio 1 de 2022 estableció que:

1. 1.De acuerdo al calendario que veremos más adelante las empresas y personas que generen tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S lo podrán hacer siempre y cuando el valor de la venta de los productos y/o servicios no supere las a cinco (5) UVT $212.060 (año 2023) por cada documento equivalente P.O.S. que se expida, sin incluir el importe de ningún impuesto.
2. 2.Cuando la venta sea igual o inferior a las a cinco (5) UVT $212.060 (año 2023) por cada documento equivalente P.O.S. que se expida, sin incluir el importe de ningún impuesto y el adquiriente solicite la factura electrónica de venta el facturador tendrá la obligación de expedirla.
3. 3.Calendario establecido.